Régularisation des charges : le guide du bailleur 2026

Si votre bail prévoit des provisions sur charges, vous devez régulariser au moins une fois par an : comparer les provisions encaissées aux dépenses réellement récupérables, transmettre au locataire un décompte par nature de charges au moins un mois avant la régularisation, puis réclamer le complément — ou restituer le trop-perçu. Vous disposez de trois ans pour récupérer un arriéré. Voici comment mener l'opération proprement, justificatifs à l'appui, sans transformer un exercice comptable en conflit locatif.

Provisions ou forfait : deux régimes très différents

Dans la location vide, le régime de droit commun est celui des provisions sur charges : le locataire verse chaque mois une avance, et une régularisation annuelle ajuste le tir dans un sens ou dans l'autre. Dans la location meublée (et en colocation, si le bail le prévoit), vous pouvez opter pour un forfait de charges : un montant fixe, définitif, sans régularisation possible. Retenez la règle simple : avec un forfait, vous ne pouvez rien réclamer en fin d'année, même si les dépenses réelles ont explosé — mais vous ne devez rien rembourser non plus. Tout ce qui suit concerne donc les baux avec provisions.

Le décompte annuel : une obligation, pas une option

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins annuelle. Un mois avant celle-ci, vous adressez au locataire un décompte par nature de charges — eau, chauffage, entretien des parties communes, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères — et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements. En copropriété, appuyez-vous sur l'arrêté des comptes approuvé en assemblée générale : c'est lui qui fait apparaître la part récupérable de chaque poste. Un simple courriel « vous me devez 480 € de charges » ne constitue pas un décompte : détaillez poste par poste.

Les justificatifs à tenir à disposition

Pendant six mois après l'envoi du décompte, vous devez tenir les pièces justificatives à la disposition du locataire : factures, contrats d'entretien, relevés de charges de la copropriété. Profitez de cette étape pour vérifier vous-même que chaque ligne est bien récupérable au sens du décret du 26 août 1987 : la taxe d'enlèvement des ordures ménagères l'est, la taxe foncière ne l'est pas ; l'entretien courant l'est, les grosses réparations ne le sont pas. Un décompte contenant des charges non récupérables est l'argument le plus fréquent des locataires qui refusent de payer — autant le neutraliser d'emblée.

Régularisation tardive : le locataire peut étaler

Depuis la loi ALUR, si la régularisation n'est pas effectuée avant la fin de l'année civile qui suit l'année de son exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois. Vous ne perdez pas votre créance pour autant, mais vous perdez la main sur le calendrier. Régulariser chaque année, à date fixe, reste donc la meilleure protection de votre trésorerie — et le signe d'une gestion sérieuse.

Trois ans pour réclamer, pas davantage

Comme toutes les actions dérivant du bail, la récupération d'un arriéré de charges se prescrit par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989). Vous pouvez donc rattraper des charges omises sur les trois dernières années, y compris auprès d'un locataire parti — mais chaque année au-delà est définitivement perdue. Le délai court aussi contre vous pendant que vous « attendez le bon moment » : une réclamation écrite et datée vaut toujours mieux qu'une intention.

Réclamer un complément sans se fâcher

Un complément de charges surprend souvent le locataire, surtout après plusieurs années sans régularisation. Un premier courrier pédagogique fait la différence : rappelez le mécanisme des provisions, joignez le décompte détaillé et la comparaison provisions versées / dépenses réelles, proposez le cas échéant un échelonnement, et fixez un délai de réponse clair. Si ce courrier reste sans effet, passez à la lettre recommandée avec accusé de réception, plus formelle, qui matérialise votre réclamation et sa date. Pensez enfin à ajuster les provisions mensuelles pour l'année suivante, ce que la loi permet sur la base des résultats antérieurs : c'est le meilleur moyen d'éviter le même écart l'an prochain. Pour le détail des textes applicables, consultez service-public.fr.

Passer à l'action

La démarche Régularisation de charges (bailleur) est disponible sur Plimo pour 29 € : vous renseignez le bail, les provisions encaissées et le détail des dépenses ; Plimo génère le courrier de régularisation avec son décompte, l'envoie en recommandé avec accusé de réception, suit le délai de réponse et relance si nécessaire. Vous déclarez dans votre espace la réponse et le paiement reçus, et le dossier reste carré du début à la fin — sans promesse de résultat, mais avec un formalisme irréprochable.