Quel délai le bailleur a-t-il pour régulariser les charges ?

Quel délai le bailleur a-t-il pour régulariser les charges ?

Le bailleur dispose généralement d'un délai de deux ans pour régulariser les charges auprès du locataire. Ce délai commence à courir à partir de la date de clôture de l'année de comptabilisation des charges, et non à partir de la date de facturation au locataire. Passé ce délai, le bailleur ne peut plus demander le paiement des charges, sauf s'il dispose de justificatifs prouvant qu'un paiement partiel a eu lieu durant cette période.

Le point de départ du délai de deux ans

Le délai ne commence pas le jour où vous recevez la facture du syndic ou du fournisseur. Il part de la clôture de l'exercice comptable, généralement le 31 décembre de chaque année. Si des charges de 2024 sont régularisées en avril 2025, le délai courant du 1er janvier 2025 expire le 31 décembre 2026. Après cette date, une demande de paiement ne sera plus recevable légalement.

Les charges soumises à régularisation

La régularisation concerne les charges prévisionnelles versées mensuellement ou trimestriellement (chauffage, eau, entretien parties communes, nettoyage, gardiennage, assurance immeuble). Chaque année, le syndic ou le bailleur effectue un décompte réel et demande un rattrapage si les provisions étaient insuffisantes, ou un remboursement si elles étaient excessives. Ce mécanisme doit respecter la date limite de deux ans.

Les conséquences du dépassement du délai

Si le bailleur demande une régularisation après deux ans révolus, le locataire peut refuser le paiement en invoquant la prescription biennale. Cependant, il est prudent de vérifier que le délai n'a pas été interrompu par un paiement partiel, une mise en demeure, ou une action en justice entreprise avant l'expiration du délai. Le locataire reste tenu de payer les régularisations demandées dans les deux ans, même si le bailleur accuse du retard.

Les documents à conserver

Pour justifier le respect du délai ou contester une demande tardive, conservez les avis d'imposition pour les charges, le décompte annuel du syndic, et tous les justificatifs de paiement. Demander une régularisation à titre préventif, dès la clôture de l'année, limite les litiges.

Rédiger et envoyer en recommandé un courrier de demande de régularisation dans les délais impartis solidifie votre position légale ; un service comme Plimo peut générer et transmettre ce courrier au locataire.