Locataire absent le jour de l'état des lieux de sortie : quelle procédure suivre ?

Locataire absent le jour de l'état des lieux de sortie : quelle procédure suivre ?

Lorsqu'un locataire ne se présente pas à l'état des lieux de sortie convenu, le bailleur peut néanmoins procéder à cet inventaire, mais doit respecter une procédure stricte fixée par la loi Alur. L'absence volontaire ou l'impossibilité pour le locataire de venir n'exonère pas le bailleur de ses obligations de documentation, ni n'annule ses responsabilités quant aux justifications des retenues éventuelles sur le dépôt de garantie.

La convocation obligatoire du locataire

Avant de faire établir l'état des lieux de sortie, le bailleur doit adresser au locataire une convocation écrite, de préférence en recommandé avec accusé de réception, mentionnant précisément la date, l'heure et le lieu. Cette démarche doit intervenir suffisamment à l'avance (généralement 10 à 15 jours) pour permettre au locataire d'organiser sa présence ou sa représentation. L'absence de réponse ou la non-présentation du locataire, après convocation régulière, ne dispense pas le bailleur de respecter la procédure suivante.

L'établissement de l'état des lieux sans le locataire

Si le locataire ne se présente pas malgré la convocation, le bailleur peut faire dresser l'inventaire par un huissier de justice ou un tiers qualifié (expert, agent immobilier mandaté). Le professionnel intervenant doit constater et documenter l'absence du locataire et, si possible, celle de tout représentant de sa part. Les observations et photos doivent être détaillées, car cet acte vaut preuve en cas de contestation ultérieure du locataire.

La notification de l'état des lieux établi

Le bailleur doit transmettre au locataire une copie de l'état des lieux établi en son absence, toujours en recommandé avec accusé de réception, dans un délai ne dépassant pas 30 jours après la date fixée initialement. Cette notification inclut aussi, le cas échéant, le décompte des retenues justifiées sur le dépôt de garantie, accompagné des justificatifs (devis, factures, photos des dégâts). Le locataire conserve alors le droit de contester les observations ou les retenues auprès du bailleur ou, en cas de désaccord persistant, devant le tribunal.

Les pièges à éviter

Le bailleur ne peut pas considérer l'absence du locataire comme une renonciation de ce dernier à contester l'état des lieux ou les retenues. Détailler minutieusement chaque point, faire intervenir un tiers impartial et conserver toutes les preuves (photos, devis, attestations) renforce considérablement la validité du dossier en cas de litige devant un juge.

Pour accompagner cette démarche administrative formelle et générer un courrier de régularisation de charges documenté adressé au locataire, un service comme Plimo peut vous épauler dans la rédaction et l'envoi en recommandé du courrier correspondant.